电子劳动合同,看起来很美
2020-04-24 11:07:53 来源:法人杂志 作者:苏文蔚

电子劳动合同普及尚需时日

有了人社部33号函的背书,电子劳动合同是不是会普及开来,从而迅速取代纸质劳动合同?是不是所有企业都适合电子劳动合同?回答这些问题,需要从技术可信、管理便捷、证据效力、成本优化等方面进行综合考量。

技术可信。

电子签名法自2005年4月生效实施,之所以电子合同在国内发展缓慢,原因之一是民众对电子合同在技术安全上存在顾虑。电子签名、数据电文,是非常专业化的技术问题,相关行业人员普遍认为目前的技术已经能为电子劳动合同提供充分的保障。作为非专业人员,没有资格和能力对技术本身进行分析和讨论。企业HR和员工的顾虑,一是员工方电子签名的真实性,二是如何确保电子劳动合同签署后数据不被篡改,三是数据安全性即保密问题。解决这些顾虑,是电子劳动合同推广的前提。应当承认,没有什么技术是天衣无缝的。

有观点认为,使用电子签名后,可以解决避免劳动者签字作假、偷盗劳动合同等碰瓷问题。但仍然有观点指出,不论是生物密钥还是基于其他密码技术的数字签名,都不能排除密钥丢失、泄露、恶意使用的可能性。当然对碰瓷者而言,技术难度增大、成本增加,相信较纸质劳动合同而言,电子劳动合同确实能够最大限度地防范未签书面劳动合同引发的风险。

管理便捷。

从根本上说,电子合同的起源和发展,是基于管理效率需求,而不是基于法律或者合规需求。从合同的归档、装订、保存、使用、损毁灭失风险控制等角度上看,电子劳动合同具有纸质劳动合同无法比拟的优势。不过,在讨论电子劳动合同便捷性时,还必须注意以下情况。

第一,根据电子签名法第三条规定以及人社部33号函的要求,签订电子劳动合同需以用人单位与劳动者协商一致为前提。由此推导,用人单位与劳动者应就签订电子劳动合同的意向、操作流程细节进行确认,显然这个协商一致的过程,并不能以电子签名方式进行,也就是说仍然需要借助于纸质、电子邮件等方式完成并固定这协商过程和结果。

第二,如果劳动者基于不了解、不信任,或者嫌麻烦,或者就喜欢纸质劳动合同在手的感觉(如同电子书无法取代纸质书带来的阅读快乐),从而拒绝电子劳动合同,那么用人单位是无权也无法强制劳动者签订电子劳动合同,更不能以劳动者拒绝签订劳动合同为由终止劳动关系。在劳动者明确提出签署纸质劳动合同的情况下,用人单位拒绝的,要承担未签订书面劳动合同的法律责任。也就是说,电子劳动合同和纸质劳动合同并行,不仅是必要的,可能会成为一种常态。

证据效力。

关于电子劳动合同的证据效力问题,目前司法实践中普遍持积极态度,但用人单位需要承担的举证责任较重,在劳动者提出异议的情况下,需通过大量证据证明电子劳动合同符合电子签名法的规定条件。而这一点正是纸质劳动合同优势所在,直接、简便、快捷、成本低廉。

成本优化。

是否采用电子劳动合同,成本因素是必须考量的。纸质劳动合同成本考量一般包括制作成本(纸质、打印、装订、盖章等),保管成本(归档、存放、空间、设备、管理人员、保护措施等),使用成本(复印、借用、销毁等)。电子劳动合同成本考量主要是软件及硬件技术成本、技术人员成本、第三方服务成本、提取使用成本(涉及仲裁诉讼时的认证、公证,以及除仲裁诉讼外需要纸质劳动合同时)。到底能否通过电子化管理降低企业劳动合同管理的运行成本,不是一个简单的问题。目前并没有看到有任何直接的数据证明电子化管理降低了劳动合同签订成本。

是否使用电子劳动合同因企而异

从上述几个方面梳理下来,可以看出电子劳动合同并非适合所有用人单位。即使在疫情推动之下,也只能在满足一定条件的用人单位内推广,比如用工规模较大、经营地和人员分散、员工相对年轻的企业。

此外,需要关注的是,北京市人社局向人社部请示的是“开展劳动合同管理电子化工作”,而人社部33号函仅针对电子劳动合同签订。这两者是有差异的。劳动合同管理的范围要远远超过劳动合同签订。从前面案例2、3、4可以看出,涉争的几家用人单位在劳动合同管理电子化方面,并没有仅仅停留在劳动合同签订,而是包含了规章制度送达、劳动合同解除,这只是与案件争议焦点相关的信息,相信这些用人单位的劳动合同管理电子化应该是从招聘到离职全流程的。所以在衡量管理便捷、成本计算时,需要从全流程考量,而非仅仅局限于劳动合同签订。

比如,从劳动合同变更、解除、终止的视角去设想,用人单位单方的变更、解除、终止通知,从第三方电子合同缔约平台向员工发送而未得到员工电子签名确认,能否具备送达的法定效力呢?对此,相信绝大多数律师会持谨慎态度,建议用人单位采用纸质文件履行法定送达程序。这也是证据效力问题,当电子证据效力不能得到肯定时,必然要叠加传统操作流程,电子化管理在时间成本、经济成本以及管理便捷性方面的优势均不复存在。

劳动合同管理电子化,是一种大趋势,我们最终都要学习并接受。相对于传统的纸质化管理,有优势亦有短板,不是解决现行劳动合同书面化各种问题的灵丹妙药,无需过度美化。(作者系北京德恒律师事务所合人,LexisNexis律商网《“蔚”风细语》专栏作者)(责编 吕斌 美编 赵佳)

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编辑:姚瑶