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企业规章与法务角色定位

2018-04-03 14:25:13  来源:法人网  评论:0

法制日报·法人网讯:规章制度建设是企业健康发展的根本保障,而在这其中,公司法务也担任着极其重要的作用。

规章制度建设工作,是企业管理的一项重要基础工作。对企业来说,一个健全有效的制度体系,是企业规范管理、高效运作的根本保障,任何一个企业的正常运转都离不开具体的规章制度来约束。

现代社会是一个法治的社会,对企业的员工、各个部门的约束,无论是指引还是处罚,都应该是建立在成文的规章制度为前提的基础上的,企业法务部门的重要职能就是在合法的框架内,逐步建立、健全和完善企业的各项规章、管理制度。

完善规章是根本保障

重新认识企业规章制度建设的重要性。企业的规章制度是法律、法规在企业内部的延伸和具体化,完善的企业内部规章制度有利于保证生产和经营的安全有效,保障企业的运作有序化、规范化,有利于规范内部的生产经营和各项管理活动,有利于保护职工的合法权益,防止管理的任意性。

完善的企业规章制度体系建设是保证企业规范化运行的基础,不仅能很好地形成员工对自身的约束和规范,还可以广泛调动员工的积极性,激励员工为企业创收创效,严谨、权威的制度可以防止管理的随意,维护公平公正的环境,也让企业运转更加规范。良好健全的制度能使企业的内部控制得到强有力的支撑,让管理更加科学高效,让企业的核心竞争力更加强大、持续。

企业规章制度的效力来说,我国现行法律法规及司法解释对规章制度的法律效力给予认定,同时,对规章制度的生效设定限制条件。

《公司法》中有许多规定,比如经理职责、股权转让、法定代表人等,都对公司章程做了授权性规定。《劳动法》和《劳动合同法》规定,用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度,保障劳动者享有劳动权利、履行劳动义务,这是关于企业规章制度的法律基本认可。

依法建立和完善规章制度,既是企业的权利,也是企业的义务。企业应根据现有的法律规定完善规章制度的制定、生效程序,制定符合企业实际要求的规章制度,对规章制度的讨论、协商、公示等法定程序,要探索建立一套具备证据效力的方式方法,增强规章制度的法律效力。

企业规章制度的类别与层级来说,一般而言,按照现代企业制度的要求,企业应该有企业章程,这是企业的基本法,是第一层级的规章制度;在此基础上按照人、财、物;产、供、销等生产要素,建立不同的基本管理制度,属于第二层级;第三层就是具体的操作规程类、业务程序类、作业指导书类,如安全操作规程、各种审批程序等。除了企业章程,第二和第三层级的分类是根据企业不同业务进程划分的,根据管理需要,有时三类制度也可以上升为二类制度。

法务牵头是内生需求

法务部能够满足规章制度建设的需求。制度是企业的内部法律,规章制度本身的权威性、稳定性、约束性决定了规章制度的制定、审核、修订、执行都要有严格的程序和专业要求,企业法务部作为企业专门的法务管理机构,承担着全面法律风险管理、合同管理、案件管理以及法律审核等职能,企业法务部理应确立企业统一的行为规范,使企业有章可循,使管理有法可依,保证企业的有效运转,保障组织目标的实现。法务部的人员构成大多数都是法务管理的专业人员,对规章制度的制定、修改、执行等严谨性要求,相对于其他部门优势明显,能够满足制度建设的各种需求。

法务人员的业务优势。我们常说,严谨、审慎、理性、思辨是法务人的标签,严谨审慎的工作作风、牢固的专业知识、较强的思辨能力、严格的执行能力以及对全局的把控能力是法务人独特的专业优势。严谨审慎的工作作风是做好规章制度建设的基础,牢固的专业知识是作为法务人的职业基本要求,思辨能力是连接法律与法律事实的桥梁,严格的执行能力是规章制度发挥效用的保障,对全局的把控能力决定了规章制度建设的成败。法务人不受个人的喜好、情感或偏向、价值观的左右、利益的驱使等因时而异、因事而异,善于用严谨的法律思维来进行事物的判断与取舍,最大限度地追求事实的真相,维护保公平公正。

法务可以把制度作为企业创效资源。规章制度和公司的人、财、物一样,也是一种资源,也能够为公司创造价值。公司如果能够在公司治理、风险控制、税务安排、知识产权的保护、业务模式以及合同管控等方面科学合理地利用制度资源,那么制度对于公司的作用和价值就会凸显。比如说集团公司架构的选择,母子公司的架构和总分公司的架构风险承担方式就有所不同,一些高风险行业通常选择母子公司的组织架构来有效控制经营风险。制度是可以创造效益的资源,通过管理为企业创造价值。

法务部牵头落实工作

统领规章制度建设。作为企业专门的法律事务机构,法务部统领企业的规章制度建设,对制度实行全过程管理。牵头组织制定公司各项管理制度,编制制度建设计划,对制度建设实行计划管理,在合法的框架内,逐步建立、健全和完善公司的各项规章、管理制度;对公司其他部门起草、修订的制度进行合法性和合规性审查;负责编纂公司规章制度,并对制度进行系统性梳理,及时发现制度间的冲突并修改完善;对制度的执行情况进行跟踪,搜集了解制度执行中不适应实际的情况,并提出修改建议;监督制度的执行,对制度建设实施闭环管理;培育良好的制度文化,把制度意识植入企业每一位员工的思维之中。

对规章制度的审核。法务部对制度的管理一项重要的工作就是对规章制度进行合法性审查和合规性审核。合法性审查主要是审查有无制定权限、制度本身的法律符合性等,合规性审核主要是审核制度与公司章程、上级规定以及制度间是否存在冲突、制度效力层次的协调统一。

审核的方式主要有形式审核和实质审核。形式审核,是指对待审制度的制定依据、流程等进行形式上的审核,审查流程是否符合要求、背景材料是否齐全完整、制度的内容是否表述清楚、行文逻辑是否前后一致,结构是否清晰,确保制度内容的完整、准确、规范、严谨。实质审核,是指对制度是否合法合规,是否存在法律风险等进行实质性的审核,并提出法律审核意见。审核主要采用书面审核、会议审核和联合审核的方法。

审核的内容主要针对具体制度的标题、正文以及格式加以审核。制度的标题主要有两种构成形式,一种是以适用对象构成,如《会议管理办法》《考核管理制度》;另一种是以单位名称、适用对象构成,如《xx公司固定资产管理办法》、《xx集团“三重一大”决策管理制度》。制度的正文包括引言、条文、结语式,通篇条文式,多层条文式等,多层条文式以条、款、项来分层;正文的内容文字要准确,表达要严谨,同时还要考虑到制度的可执行性。

强化企业规章制度建设。动态关注法律法规的最新发展,关注上级文件精神的变化,正确理解法律法规和文件的精神,准确把握法律法规和文件对企业经营发展的影响,及时为企业高层提出修改制度的建议;制订年度制度建设计划,对制度建设实施计划管理,勤于梳理和动态修编制度;加强对企业全员进行制度教育和培训,培育并发展本企业制度文化,增强企业员工制度管人管事理念,让制度意识根植于员工内心;监督制度的执行,及时反馈制度执行中存在的问题,平衡好执行中的原则性和灵活性,属于制度本身不完善的,要提出修改、完善建议并牵头再修订、再完善。

实践中完善

制度建设要因企制宜。企业制定制度,是为了规范企业的经营行为、培养员工养成良好的工作习惯、激励和指导员工更高效、更优质地工作、固化优秀的管理经验和工作方式、保障职工合法权益,然而,在日常工作中,却常见一些制度不易执行、缺乏人情味,执行时也往往“打折扣”,因此,制定出适用、易操作的制度,需要因企制宜,不能照搬照抄。制度建设要在确保制度科学性、准确性的基础上,更加注重制度的合理性、针对性和可行性,建立一套完全适合自身的规范化管理制度体系。

制度执行要闭环管理。执行制度是制度建设的重要环节,制度只有得到坚决贯彻,才能发挥其应有的功效。新定制度要加大宣贯力度,使职工充分了解和熟悉,便于理解和执行;在执行指导性的规章制度时,各部门、单位要本着“后墙不倒”的精神,明确制度执行“工作内容、目标要求、责任人员、完成期限”的路线图、具体措施,使制度具化和易于执行,确保执行到位、收到实效;要加强制度执行的监督,通过考核和考核结果的运用,强化制度执行力。另外,在执行制度时,要平衡好“刚”与“柔”的关系,注重原则性和灵活性的结合。

制度梳理修订要常态化。制度订立后,因为各种主客观原因,及时对制度进行修订也是完善制度的基本举措。梳理制度,既要注重制度框架是否符合规范,又要注重制度责任主体的职责划分,从源头梳理制度体系的框架是否形成横向分类、纵向分级,其次,要划分清楚管理制度的建立、维护、检查与考核等工作的职责范围和工作流程,避免管理内容不清、职责不明,造成管理职责和工作流程的混乱和重复。

在实践中,随着形势的发展变化会出现管理新情况,往往会出现制度缺位或存在不确定的管理事项,这就需要通过修订完善制度来规范工作,及时修订、补充、完善。  文《法人》特约撰稿卞传山

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