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法务沟通的原则与策略

2018-03-05 08:46:28  来源:法人网  评论:0

法制日报·法人网讯:沟通,历来为有经验的法务所重视,但是,沟通的方法论如何,有很大的思考空间。

沟通,是法务人员工作得以顺利开展及取得有效成绩的基石。可以说,在法务实际工作中,沟通的重要性不亚于法律技能的重要性。

但是,大多数只强调沟通的重要,或大谈错误沟通会产生的种种弊端,却很少有人细谈法务为何需要沟通以及应当如何沟通。法务沟通的效能,取决于企业法务人员对其工作的深层认识以及对沟通原则与策略的把握。

法务工作的环境扫描

有效商务沟通的核心要素之一即是辨识沟通环境。“到什么山,唱什么歌”。组织中的任何个人或团体要正确接收和传送信息,首先便要认识周围的环境。法务人员的工作环境是法务沟通的基础。

对法务工作的环境进行扫描,不仅有助于加强对法务工作的认识,而且有利于提高法务沟通的效能。法务工作是一种在满足企业对法律需求的部门工作,其本质是管理层运用法律进行管理的体现。在企业中,法律要得以正确实施,法律资源要得以适当运用,需要合适的专业人才予以执行。可见,法务沟通不是法律知识的交流,而是在一个法治环境下,法律资源运用信息的交流。这是法务这种工作的大环境,也是法务沟通工作的大前提。

企业作为一种营利性组织,本身有其统一的目标,即为获取利润而存在。企业全体人员本应在该目标下一致行动。但基于专业分工和管理层级的需要,企业内被分成了不同的部门。法务部被设计成专管法律资源的部门。它与企业其他部门的关系,特别是业务部门的关系,随企业管理层的认知以及外部环境的不同而起伏不定。有的企业视法务部为核心,有的企业视法务部为补充,有的企业视法务部为一般性部门。部门地位,可能是法务进行沟通时的一道利器,也可能会是一个障碍。这是法务沟通不得不面临的软环境。如在一个只有3个人的法务部,要想说服业务部门接受对合同的修改意见,比起有20个人的法务团队,其难度无疑要大。

按照企业内法务与业务的远近程度,法务工作可分为支持型的交易法务、保障型的合规法务以及纠纷解决型的诉讼/仲裁法务。这种分类方式是一种较为新型的分类。它更好地反映了法律(广义的法律,包括政策、社会责任等)在企业中的不同运用,突出了不同的专业属性。

交易法务是传统意义上的合同、并购等工作,与具体业务紧密相关。合规法务可以包括企业合规管理、风险控制、公司治理等工作,站在整体业务层面。诉讼/仲裁法务则属于传统的律师工作,是由业务与预期不一致产生的派生事务。三种法律工作,离业务的关系在逐渐减弱,法律专业性在逐渐增强。不同种类的法务工作,要求不同的沟通方式,这是分析法务沟通技巧的一个核心。

法务沟通的动力机制

法务沟通的成效一方面由法务工作环境决定,另一方面也由法务人员自身理念和方法决定。一般来说,越是主动思考、主动工作的法务人员,其总越会积极沟通。沟通的心态和沟通的次数,弥补了沟通技巧的不足。不同的法务人员,其主观能动性必然影响法务沟通的效果。

但是,剖析法务沟通的通用技巧,不能寄托于单个法务人员高超的“沟通艺术”或烦人的“沟通频率”,而是要分析如何形成法务人员的主观能动力,即要透视法务沟通的驱动力。

众所周知,鉴于法务工作的专业性,企业内没有哪个部门可以直接监督法务的工作内容,一般都由法务自行出具工作成果。例如,法务自行出具合同修改意见,自行拟定出庭思路,自行回答法律咨询。这种对工作成果形式可见,但对工作质量却不可见的方式,引发了一个问题。法务完全可以“自行”根据自己对法律的掌握,对某项法律事务文件“安静地”出具书面或口头意见。那么,是什么在驱动法务拿起电话跟一个行业外的人士进行数分钟或数十分钟的交流?

首先,法务沟通的目的是了解法律事务的背景,包括商业目的、交易规划等,其最终目标是出具一份合法、合规及合商业逻辑的专业意见,以说服管理层及业务部门采纳该意见。这说明法务沟通的主要目的在于说服。说服他人必须以理解他人的意图,展现动议给他人带来的利益为基础。因此,为了说服,法务必须有主动沟通的心态。

其次,法务工作是对法律与业务进行综合判断的结果,而非单纯的法律推演的结果。如交易法务,需要对每一份合同的交易目的、己方的商业底线等进行熟识后方可出具意见,否则出具的意见只能是法律意见,而不是合同意见。这也是很多执业律师出具意见时的一处令企业不满意的地方。缺乏对商业机会与成本的认识,会产生很多不被企业接受的意见。这个缺陷需要法务用沟通来弥补。

最后,法务的三种工作,不管是交易法务,还是合规法务,或诉讼/仲裁法务,其实是一个从商业认知转化为法律认知,从法律认知又转回为商业认知的过程。业务部门对采购、销售、生产、收购等已有业务模式,需要法务部门提供相应的书面或口头意见,以验证或修正他们的行为。这要求法务通过沟通,将这些商业需求匹配相应的法律规则。在说服业务部门同意法务部的意见时,法务又通过沟通,将这些法律意见包含的法律规则转为商业语言,以便公司和业务人员能够理解。如此循环,要达到认知一致,就要求法务必须与业务进行正确的沟通。

法务工作沟通的原则

商务沟通的普遍目标是通过信息的传递,以告知、宣传、说服他人等。如前所述,根据法务工作的特点,法务沟通的主要目的是说服业务部门(当然包括老板、管理层)听取法务部的专业意见以作出商业选择。法务人员作为专业的内部法律技能提供者,在说服企业内其他专业技能提供者(营销、技术、财务、投资、战略等)接受其意见时,需要把握的核心原则有哪些?

法务工作沟通首先要注意立场问题。企业是利益的集合体。企业之间存在竞争与合作,企业内部同样有竞争和合作。不管是竞争,还是合作,都有“代表谁的利益”的问题。如采购合同中,承办的采购人员与公司采购监督部门的利益是不一致的。投资中的投资经理与战略规划部的人员利益也是不一致的。法务在与企业内、外部人员沟通时,先要看看“委托人”是谁,它代表着哪个层面的利益。委托人不是一成不变的,不同的交易或合规事项,委托人是不同的。多个委托人之间发生利益冲突的情况也是常见的。那时,对法务来说,还存在一个立场抉择的问题。

认清和选择立场,是法务正确沟通的第一步。法务沟通是一种典型的商务沟通,而商务沟通的一个特点便是专业性。法务用其法律专业,与管理层的管理专业、投资人员的投资专业、营销人员的营销专业、财务人员的财务专业等进行沟通。专业的不同,导致思维方式的不同,看问题角度的不同。如对于一次投资,投资部看到的是目标公司的预期成长与投资回报,财务部看到的是投资成本与收益,法务部看到的是投资代价与风险。不同的专业人员沟通起来,要求能相互理解。对法务来说,理解业务部门的需求,了解业务人员的思维,便是有效沟通的关键原则。

专业的不同,无疑会对法务与其他部门的顺利沟通构成障碍。消除或减少该种障碍带来的负面影响,相互之间的学习与理解很重要。对于目标一致性的强调,同样也很重要。企业本身是一个整体,在管理层统一安排下,服务于一种共同的客户,致力于一个共同的目标。企业内各专业人员,在从事各自专业范畴内事务时,应时刻站在企业整体的高度,以企业的目标为部门的目标。法务在沟通说服时,基于帮助实现企业整体目标而表达出的话术,其效果肯定比强调法律规定、强调风险控制要好。例如,法务在劝服业务部门放弃某种销售模式时,不一定以该模式涉嫌违反当地法规为由,也可以该模式需要企业增加该领域的人力投入,但该投入在预算一定的情况下会对企业的现有人力资源制度构成重大冲击等类似理由。

法务沟通是法律信息的传递,最终会落到语言的表达上。沟通本质上是语言的传递和接收、反馈。沟通者通过对语言的理解,包括口头和书面的,完成对法律信息的理解。因此,有效法务沟通,还必须注意语言的表达问题。跟老板沟通,用老板听得懂的话,表现得像个企业家。和业务沟通,用业务人员能明白的语言,表现得像个部门同事,而不仅仅是个律师。这些也是法务工作沟通应注意的原则。

法务工作沟通的策略

要有效沟通,法务不仅要把握原则,还要掌握一些具体的沟通策略。综合运用,方可提高法务沟通的效能。以下是一些经过总结的策略,值得借鉴。

理在先,法在后。很多法务人员喜欢张口就是法律规定如何,预计风险如何,似乎只有这样,才能显示法务的专业。殊不知,晦涩的法律语言正是法务与业务之间沟通的杀手。法言法语,只是法务面对法官、律师才应该用的沟通方式。在和企业其他人员进行交流时,法务最好先讲商业道理,再谈法律规定。先谈商业目标,再谈风险控制。即便最后想“毙掉”某一项目,也得先说理,再讲法。

注重口头沟通。在流程快速运行的企业环境中,口头沟通的重要性甚于书面沟通。很多法务人员因为工作习惯,往往喜欢用书面沟通的方式。其实,法务的大部分工作是即时性的,是需要快速反馈的。如一份合同的审核、一次并购交易、一次内部合规调查等。这就提示法务沟通应以口头为主。在法务遇到项目疑问时,欲事先理解项目意图时,或欲站在工作全貌了解具体操作时,快速便捷的口头沟通是必不可少的。如前所述,为了更好地理解其他部门的意图,口头沟通似乎更符合法务沟通的原则。

化繁为简。体现法务进行有效沟通的功力之一便是化繁为简。能够用简单易懂的语言将某个事项的关键风险点和对策说清楚,是法务作为企业内部人,甚至是老板身边的“红人”很重要的一项沟通技能。法律规定本身是复杂的,是基于很多假设前提的。对法律信息进行“深加工”,提炼出对需求者有用且听得懂的信息,是法务沟通的重要策略。简明扼要的表达,也是管理层对于类似法务这种专业部门的要求,谁都不喜欢听长篇大论。

熟透事务后方出意见。企业法律工作本身是一项很谨慎的工作。法务必须熟透相应的企业事务,掌握充分的信息之后,方可出具法律意见。不理解受托事项,不进行预沟通,就断然下结论,不管是支持的,还是反对的,都是法务沟通中的大忌。有经验的法务,情愿多进行几次沟通。极端情况下,甚至可以通过沟通过程中的引导,让业务部门自己说出解决方案来,而不会贸然给出所谓的专业结论。意见一出,即要让人信服。

重要意见要留痕。在讨论某一重要事项或复杂事项时,口头沟通少不了,但法务的最后意见仍须通过邮件或纸质文件用书面语言予以确定。这是法务工作诉讼思维的体现。为了预防诉讼,或者在未来发生诉讼时能够还原事实,对于一些关键信息必须予以保留。在一些“公司政治”复杂的企业中,这也是法务防止“背黑锅”或者防范自身职业风险的手段。特约撰稿 陶光辉

  稿件编审:张凯华   编辑:新媒体部

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